Wednesday, November 30, 2016

Contoh Makalah Planning/Perencanaan

BAB I
PENDAHULUAN
A.    Latar belakang
            Pada dasarnya, dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia tidak terlepas dengan perencanaan. Tetapi sering tidak disadari bahwa mereka telah melakukan perencanaan. Setiap orang pasti mempunyai tujuan atau suatu cita-cita dalam hidupnya. Dalam usaha mereka untuk mencapai suatu tujuannya mereka pasti mempunyai strategi atau perencanaan bagaimana mewujudkan cita-citanya atau tujuannya tersebut. Perencanaan terjadi disetiap jenis kegiatan. Seseorang jika ingin bertindak untuk melakukan sesuatu apapun pasti mereka menyusun suatu perencanaan kegiatan yang akan dilakukan untuk ke depan.
Sering kita dengar kampanye yang disampaikan oleh bupati, gubernur ataupun presiden itu adalah planning atau sebuah perencanaan yang akan mereka jalankan ketika mereka terpilih.
Dalam hal ini, perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. 














BAB II
PEMBAHASAN
A.    Pengertian Perencanaan
            Perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan. Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto dalam Husaini Usman (2008) adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Prajudi Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008) juga berpendapat bahwa  perencanaan adalah perhitungan dan penentuan tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu, siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya.
            Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Pelaksanaan dan pengawasan termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa dilepaskan dari perencanaan. Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan.
                        Dalam perencanaan ada beberapa langkah, diantaranya adalah: 
            Tahap I: menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan,
            Tahap II: merumuskan keadaan saat ini,
            Tahap III: mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, dan
     Tahapa IV: mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.


B.     Syarat, Sifat, Tujuan, Manfaat, Kelemahan serta  Alasan –Alasan perlunya perencanaan
1.      Syarat Perencanaan
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a.       Faktual dan realistik
b.      Logis dan rasional
c.       Fleksibel
d.      Kontinuitas
e.       Dialektis
2.      Sifat Perencanaan
Sifat-sifat dari perencanaan adalah:
a.       Kontribusi terhadap tujuan (contribution of onjective)
Yaitu perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan.
b.      Kedudukan yang istemewa dari suatu perencanaan (primacy of planning)
Bahwa setiap perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu proses manajemen dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses manajemen selanjutnya.
c.       Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of planning)
Yaitu perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya.
d.      Efisiensi dari perencanaan (effeciency of planning)
Rencana yang telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.
3.      Tujuan Perencanaan
Tujuan dari perencanaan adalah:
a.    Standar pengawasan, yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya,
b.    Mengetahiu kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan,
c.    Mengetahiu siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya,
d.   Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan,
e.    Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu,
f.     Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,
g.    Menyerasikan dan memadukan beberapa sub kegiatan,
h.    Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan
i.      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.
4.      Manfaat Perencanaan
Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:
a.    Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,
b.    Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,
c.    Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
d.   Pemilihan berbagai alternatif terbaik,
e.    Standar pelaksanaan dan pengawasan,
f.     Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
g.    Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi,
h.    Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,
i.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
j.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
k.    Menghemat waktu, usaha dan dana.
5.      Kelemahan Perencanaan
Perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya:
a.    Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
b.    Perencanaan cenderung menunda kegiatan
c.    Perencanaan mungikn terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
d.   Perencanaan mempunyai nilai praktis yang terbatas.
e.    Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan
f.     Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
            Meskipun perencanaan mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.  
6.      Alasan-Alasan Adanya Perencanaan
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan. Perencanaan dilakukan untuk mencapai:
1.    Protective benefit, yang duhasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan, dan
2.    Positive benefit dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
C.    Hubungan Perencanaan dengan fungsi-fungsi Managemen lainnya
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi managemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.                  
1.      Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi.
2.      Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam managemen
3.      Pengarahan
Fungsi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

D.    Tipe-tipe perencanaan
1.      Perencanaan Dari Dimensi waktu
a.       Perencanaan Jangka Panjang (Long Term Planning)
Perencanaan ini meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi atau perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang bersifat fundamental.
b.      Perencanaan Jangka Menengah (Medium Term Planning)
Perencanaan ini melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia umunya lima tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini masih bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan secara kuantitatif.
c.       Perencanaan Jangka Pendek (Short Term Planning)
Jangka waktunya kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan) disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational planning).
2.      Perencanaan dari Dimensi Spasial
Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.
a.       Perencanaan Nasional
Perencanaan nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu, menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.

b.      Perencanaan Regional
Perencanaan regional adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam suatu wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah.
c.       Perencanaan tata ruang
Perencanaan tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis, maupun demografis.
3.      Perencanaan dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan
a.    Perencanaan makro
Perencanaan makro adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara internal dan eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan nasional yang akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan swasta, tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.
b.    Perencanaa Mikro
Perencanaan mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro pendidikan adalah perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di bidang mikro.
c.    Perencanaan sektoral
Perencanaan sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang mempunyai persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan sasaran pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional yang telah ditentukan.
d.   Perencanaan kawasan
Perencanaan kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan kawasan tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat perhatian adalah interaksi antardaerah.
e.    Perencanaan proyek
Perencanaan proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan dalam rangka mencapai sasaran sektor dan tujuan.

4.      Perencanaan dari Dimensi Jenis
a.    Perencanaan dari atas ke bawah (top down planning)
Perencanaan ini dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.
b.    Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up planning)
Perencanaan ini dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur organsasi, misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke pemerintah pusat.
c.    Perencanaan menyerong ke samping (diagonal planning)
Perencanaan ini dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta Bappeda Provinsi membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini juga disebut dengan perencanaan sektoral.
d.   Perencanaan mendatar (horizontal planning)
Perencanaan mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas sektoral oleh pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya manusia melibatkan pejabat departemen pendidikan, departemen agama, departemen tenaga kerja dan transmigrasi departemen kesehatan dan departemen sosial.
e.    Perencanaan menggelinding (rolling planning)
Perencanaan menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.
f.     Perencanaan gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up planning)
Perencanaan ini di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat dengan pemerintah provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi aktif kedua belah pihak.
5.      Perencanaa menurut ruang lingkupnya
a.              Rencana Strategis (Strategic`Plan)
Yaitu rencana yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi. Manajer memerlukan perencanaan khusus, yaitu perencanaan strategis. Karena perencanaan ini akan digunakan dalam penentuan misi utama organisasi dan membagi-bagi sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Sehingga perencanaan strategis dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, dikarenakan:
1.        Perencanaan strategis merupakan tipe perencanaan yang terpenting
2.        Melakukan perencanaan strategis berarti menetapkan misi organanisasi secara jelas.
3.        Perencanaan ini memungkinkan manajer mempersiapkan diri tehadap kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya.
Langkah-langkah penyusunan perencanaan startegis, yaitu:
1.        Tentukan tujuan
Manajer harus mementukan tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh misi, maksud, nilai-nilai, dan kekuatan serta kelemahan organisasi
2.        Analisa lingkungan
Tujuan yang telah dibentuk harus dicek dan disesuaikan dengan keadaan lingkungan.
3.        Menetapkan ukuran
Manajer harus menetapkan tujuan guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Dengan ukuran akan memudahkan apakah kegiatan itu berhasil atau tidak.
4.        Bandingkan rencana bawahan dengan rencana strategis
Rencana-rencana yang telah dibuat oleh bawahan harus disesuaikan dengan rencana tingkat atas (rencana keseluruhan).
5.        Hilangkan perbedaan yang terjadi
Jika antara manajemen tingkat bawah dan rencana strategis ada perbedaan, maka harus disamakan agar tidak ada perbedaan.
6.        Memilih alternatif
       Manajer harus mampu memilih alternatif yang terbaik dan tepat.
7.        Penerapan perencanaan strategis
Alternatif yang terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan kemudian dirinci kedalam kegiatan-kegiatan organisasi.
8.        Mengukur dan mengawasi kemajuan
Rencana yang telah dilakukan perlu diukur dan diawasi kemajuannya untuk menghindari terjadinya kegagalan-kegagalan.
Tabel 0.1 Kelebihan dan kelemahan perencanaan strategis
Kelebihan
Kelemahan
Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan2 organisasi
Memerlukan investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
Membantu para manajer dalam pembuatan keputusan
Cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko
Meminimumkan kemungkinan kesalahan

b.    Rencana operasional (Operational plan)
Yaitu rencana yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis.
Tabel 0.2 perencanaan startegik VS perencanaan operasional 
Perencanaan operasional
Perencanaan stategis
Pusat bahasan
Masalah-masalah pengoperasian
Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
Sasaran
Laba sekarang
Laba di waktu yang akan datang
Batasan
Lingkungan SD sekarang
Lingkungan SD waktu yang akan datang
Hasil yang diperoleh
Efisiensi dan stabilitas
Pengembangan potensi mendatang
Informasi
Dunia bisnis sekarang
Kesempatan di waktu yang akan datang

Organisasi kepemimpinan

Birokrasi/stabil konservatif

Kewiraswastaan/fleksibel mengilhami perubahan radikal
Pemecahan masalah
Berdasarkan pengalaman masa lalu
Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru
Resiko
Rendah
Tinggi

6.      Perencanaan menurut penggunaannya
a.    Standing plan, yaitu rencana yang digunakan berulang-ulang.
1.     Policies (kebijakan), yaitu standing plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan dalam keadaan tertentu.
2.    Procedure, yaitu standing plan yang mengikuti urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan dalam situasi tertentu.
3.    Rules, peraturan yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak boleh dilakukan.
b.    Single-use plan, yaitu rencana sekali pakai untuk setiap periode waktu.
1.    Budget, adalah rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam aktivitas, proyek, dan progam organisasi.
2.    Project schedule, adalah rencana yang meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam organisasi.
3.    Progams, adalah rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut penggunaan sumber-sumber daya di masa yang akan datang.
E.     Hirarki Perencanaan 
Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan, yaitu:
 
F.     Manajemen by Objectives (MBO)
         Manajemen by objectives (MBO) merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan perencanaannya. Metode ini adalah metode yang sangat populer.  MBO adalah suatu metode formal atau semiformal yang diawali dari penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian evaluasi. Tujuan metode ini adalah untuk mendorong bawahan untuk lebih berpartisipasi serta memperjelas tujuan dan mengkomunikasikan tujuan serta hasil yang diharapkan. Sehingga keberhasilan MBO adalah partisipasi dan komunikasi. MBO bisa digunakan oleh organisasi bisnis maupun non bisnis.  

Tabel 0.3 keuntungan dan kelemahan MBO
Keuntungan
Kelemahan
Meningkatkan koordinasi antara tujuan dan rencana
Cenderung gagal jika tidak ada komitmen yang kontinue dari manajemen puncak
Memperjelas prioritas dan ekspektasi
Adanya ketergantungan yang besar terhadap pihak lain dalam organisasi
Memungkinkan komunikasi vertikal dan horizontal
Terlalu menekankan pada tujuan jangka pendek
Meningkatkan motivasi karyawan
Dapat menjalankan pengawasan yang lebih efektif

G.    Teori Perencanaan
1.    Teori Sinoptik
Teori ini adalah teori yang paling lengkap di banding dengan yang lainnya. Teori ini sudah menggunakan model berpikir sistem dalam perencanaannya. Objek yang di rencanakan di pandang sebagai kesatuan yang bulat, dengan satu tujuan yang di sebut misi. Langkah-langkah perencanaan sinoptik meliputi : 1) Perencanaan masalah, 2) Mengestimasi ruang lingkup problem, 3) Mengklasifikasi kemungkinan penyelesaian, 4) Menginvestigasi problem, 5) Memprediksi alternatif, 6) Mengevaluasi kemajuan atas penyelesaian yang spesifik.
2.    Teori Inkremental
Teori ini berdasarkan pada kemampuan institusi dan kinerja personaliannya. Teori ini tidak cocok untuk jangka panjang karena sulit di ramalkan.
3.    Teori Transaktif
Teori ini menekankan pada hakikat individu yang menjunjung tinggi kepentingan pribadi. Perencanaan dalam teori ini di lakukan oleh provinsi/kabupaten/kota atau sekolah.
4.    Teori Advokasi
Teori advokasi menekankan pada hal yang bersifat umum. Perbedaan individu dan daerah di abaikan. Dasar perencanaannya pada argumentasi yang logis,rasional, dan dapat di pertahankan melalui argumentasi ( advokasi).
5.    Teori Radikal
Teori ini menekankan pada kebebasan lembaga lokal untuk melakukan perencanaan sendiri, dengan maksud agar lebih cepat memenuhi kebuuhan lokal.
6.    Teori SITAR
Teori sitar adalah gabungan kelima di atas. Oleh sebab itu di sebut juga sebagaicompementary planning proces. Teori ini untuk menggabungkan semua kelebihan masing-masing teori di atas sehingga lebih lengkap.

BAB III
PENUTUP
A.    Kesimpulan
Dari pembahasan diatas bisa disimpulkan bahwa perencanaan merupakan suatu hal yang vital bagi organisasi karena disinilah proses menetapkan tujuan dan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanan selalu menduduki posisi pertama dalam organisasi karena sebelum menentukan apa-apa pasti perencanaan yang akan dibahas terlebih dahulu. Dan  perencanaan adalah suatu hal yang tidak akan pernah bisa lepas dari kegiatan kehidupan manusia. Semua orang pasti mempunyai perencanaan untuk kehidupannya yang akan datang. Dalam perencanaan itu pasti yang diharapkan adalah keberhasilan yang maksimal dari apa yang telah direncanakan sebelumnya. Oleh karena itu, dalam membuat perencanaan harus benar-benar difikirkan matang-matang agar dalam pelaksanaannya bisa tercapai walaupun tidak semaksimal yang telah direncanakan.
Demikian makalah yang telah kami selesaikan. Semoga bermanfaat dan mohon maaf atas segala kekurangan. Kritik dan saran senantiasa kami harapkan untuk bisa lebih baik dalam penyusunan makalah di lain kesempatan.


















DAFTAR PUSTAKA
 Handoko, T.Hani.1984.Manajemen.Yogyakarta: BPFE
            Usman, Husaini. 2008. Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara
            Wiludjeng, SP Sri. 2007. Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu


ARTIKEL TERKAIT:

No comments:

Post a Comment